Datenschutzerklärung

Diese Seite erläutert, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie veniceaiexpo.ai besuchen, ein Ticket oder eine Ausstellungsfläche kaufen, sich als Referent bewerben oder uns schreiben. Sie erfolgt gemäß Art. 13 und 14 der Verordnung (EU) 2016/679.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich ist IRIN S.R.L., Via Mazzini 1, 30171 Mestre — Venedig (VE), Italien, Steuer- und USt-Nr. 04263500276, zertifizierte E-Mail irin@pec.it.

Für Anfragen zu Ihren Daten schreiben Sie an privacy@veniceaiexpo.ai. Ein Datenschutzbeauftragter wurde nicht benannt: keiner der Fälle, in denen die Benennung verpflichtend ist, liegt vor.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Wir erheben nur Daten, die Sie uns geben oder die die Website bei der Nutzung erzeugt.

• Kontakt- und Bewerbungsformulare: Name, E-Mail, Telefon, Unternehmen, Website, USt-IdNr., Funktion, Nachricht.
• Konto im geschützten Bereich: E-Mail, Passwort (vom Authentifizierungsdienst verschlüsselt gespeichert, wir sehen es nicht), Rolle, Sprache.
• Käufe: Firmenname, Anschrift, USt-IdNr., E-Rechnungs-Code, Beträge, Zahlungsart, gewählte Standflächen, Vertragsunterlagen. Kartendaten verarbeitet allein Stripe; sie erreichen unsere Systeme nie.
• Tickets: Name, E-Mail, Ticketcode und QR, Datum und Uhrzeit des Einlasses beim Scannen des Codes.
• Bewerbungen für den AI Award und Referentenvorschläge: Name, Funktion, Unternehmen, Kontaktdaten, LinkedIn-Profil, Foto und Unterlagen, die Sie uns senden oder die das öffentliche Profil bereitstellt.
• Geschäftskontakte für die Einladung zur Veranstaltung: Name, Funktion, Unternehmen und berufliche E-Mail-Adresse aus öffentlichen Quellen und Verzeichnissen oder von spezialisierten Anbietern.
• Nutzungsdaten: IP-Adresse, Browsertyp, aufgerufene Seiten, Herkunft, Datum und Uhrzeit. Jede Website erzeugt diese automatisch.

Besondere Datenkategorien (Gesundheit, Meinungen, Überzeugungen) erheben wir bewusst nicht. Bitte geben Sie solche Angaben nicht in Freitextfelder ein.

3. Warum wir sie verarbeiten und auf welcher Rechtsgrundlage

• Beantwortung Ihrer Anfragen sowie Zusendung von Programm, Preisliste und Hallenplänen — vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Abwicklung von Käufen, Tickets, Ausstellungsflächen und Verträgen — Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b.
• Rechnungsstellung, Buchhaltung, steuerliche Pflichten — rechtliche Verpflichtung, Art. 6 Abs. 1 lit. c.
• Werbliche Mitteilungen zur Veranstaltung — Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a, jederzeit widerrufbar; oder berechtigtes Interesse gegenüber Geschäftskontakten, die bereits mit uns in Beziehung stehen, Art. 6 Abs. 1 lit. f.
• Besuchsstatistiken — Ihre über das Banner erteilte, widerrufbare Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a.
• Systemsicherheit, Missbrauchs- und Betrugsprävention, Rechtsverteidigung — berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f.

Die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben sind für die gewünschte Leistung erforderlich: ohne sie können wir nicht tätig werden. Alles Übrige ist freiwillig.

4. Zahlungen

Kartenzahlungen wickelt Stripe Payments Europe, Ltd. ab, das für Betrugs- und Geldwäscheprävention als eigenständiger Verantwortlicher handelt. Die Kartennummer läuft nicht über unsere Server und wird dort nicht gespeichert: Wir erhalten nur das Ergebnis, die letzten vier Ziffern und die Rechnungsdaten.

Bei Überweisungen verarbeiten wir die von der Bank übermittelten Auftragsdaten.

5. Wer Daten in unserem Auftrag verarbeitet

Wir arbeiten mit Anbietern, die auch nach ihren Datenschutzgarantien ausgewählt und, wo erforderlich, als Auftragsverarbeiter verpflichtet wurden:

• Heroku (Salesforce) — Hosting der Anwendung.
• Supabase — Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicher.
• Stripe — Zahlungen und Belege.
• Twilio SendGrid — Versand der Service- und Informations-E-Mails.
• Cloudflare — DNS und Schutz vor schädlichem Datenverkehr.
• Aruba — betriebliche Postfächer.
• Wosnic — Dialogassistent auf der Website.
• OpenAI — maschinelle Übersetzung der Website-Texte. Übermittelt werden die zu übersetzenden Inhalte, nicht die personenbezogenen Daten der Nutzer.

Außerdem geben wir Daten an Venezia Terminal Passeggeri S.p.A. für Zutritt und Sicherheit am Veranstaltungsort weiter, an unsere Steuer- und Rechtsberater sowie an Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben.

Wir verkaufen Ihre Daten nicht. Ohne Ihre ausdrückliche, gesonderte Einwilligung geben wir sie nicht für eigene Zwecke von Sponsoren oder Partnern weiter.

6. Übermittlung außerhalb der Europäischen Union

Einige der genannten Anbieter haben Sitz oder Infrastruktur in den Vereinigten Staaten. In diesen Fällen stützt sich die Übermittlung auf die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln oder auf die Zertifizierung des Anbieters nach dem EU-US Data Privacy Framework, jeweils mit geeigneten zusätzlichen Maßnahmen.

Eine Kopie der getroffenen Garantien erhalten Sie über die oben genannte Adresse.

7. Wie lange wir sie aufbewahren

• Anfragen ohne Fortgang: 24 Monate.
• Steuer- und Vertragsunterlagen: 10 Jahre, wie gesetzlich vorgeschrieben.
• Konten im geschützten Bereich: solange das Konto aktiv ist; bei Löschung werden die Daten entfernt oder anonymisiert, soweit sie nicht gesetzlich aufzubewahren sind.
• Tickets und Einlassdaten: bis zu 12 Monate nach der Veranstaltung.
• Besuchsstatistiken: 24 Monate.
• Einwilligung in werbliche Mitteilungen: bis zum Widerruf, in jedem Fall regelmäßig überprüft.

8. Automatisierte Entscheidungen und künstliche Intelligenz

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen über Sie und betreiben kein Profiling.

Wir nutzen KI-Werkzeuge, um Website-Texte und Dokumente in sechs Sprachen zu übersetzen: Übermittelt wird der zu übersetzende Text, nicht die personenbezogenen Daten der Nutzer. Ein Teil der Stimmungsbilder auf der Website ist computergeneriert und entsprechend gekennzeichnet.

Den Dialogassistenten auf der Startseite stellt Wosnic bereit: Was Sie ihm schreiben oder sagen, wird zur Beantwortung Ihrer Anfrage verarbeitet. Geben Sie dort keine Daten ein, die Sie nicht teilen möchten.

9. Cookies und ähnliche Technologien

Ein Cookie ist eine Textdatei, die die Website auf Ihrem Gerät speichert. Nachstehend alle, die wir einsetzen — weitere gibt es nicht.

Technische Cookies sind notwendig und einwilligungsfrei. Statistik-Cookies setzen wir nur, wenn Sie über das Banner zustimmen, und Sie können Ihre Wahl jederzeit ändern: Eine Ablehnung nimmt Ihnen nichts von der Website.

Cookie-Einstellungen ändern

Die Website lädt ihre Schriften von Google Fonts; dabei erreicht Ihre IP-Adresse die Server von Google. Wir setzen keine Werbe-Pixel und kein Google Analytics ein und teilen keine Nutzungsdaten mit Werbenetzwerken.

Cookies lassen sich auch in den Browsereinstellungen löschen oder blockieren; werden die technischen blockiert, funktionieren Dinge wie das Angemeldetbleiben nicht mehr.

10. Ihre Rechte

Sie können jederzeit Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen sowie der auf unser berechtigtes Interesse gestützten Verarbeitung widersprechen (Art. 15-22 DSGVO). Beruht die Verarbeitung auf Einwilligung, können Sie diese widerrufen, ohne dass die bis dahin erfolgte Verarbeitung unrechtmäßig wird.

Schreiben Sie an privacy@veniceaiexpo.ai: Wir antworten innerhalb eines Monats. Genügt Ihnen die Antwort nicht, können Sie sich an die italienische Aufsichtsbehörde Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it) oder an die Behörde Ihres Wohnsitzlandes wenden.

11. Sicherheit

Die Website wird ausschließlich über HTTPS ausgeliefert. Passwörter werden vom Authentifizierungsdienst verschlüsselt gespeichert. Der Zugriff auf Daten ist auf diejenigen beschränkt, die ihn für die Arbeit an der Veranstaltung benötigen. Kommt es zu einer Verletzung mit Risiko für Ihre Rechte, informieren wir Sie und die Aufsichtsbehörde fristgerecht.

12. Minderjährige

Die Website richtet sich nicht an Personen unter 16 Jahren; deren Daten erheben wir nicht wissentlich. Stellen wir fest, dass uns solche zugegangen sind, löschen wir sie. Erziehungsberechtigte können uns dies unter der oben genannten Adresse melden.

13. Änderungen

Ändert sich etwas, aktualisieren wir diese Seite und das Datum unten. Betrifft die Änderung Zwecke oder Anbieter, die Ihre Rechte berühren, weisen wir mit einem Hinweis auf der Website darauf hin und, sofern uns Ihre Adresse vorliegt, per E-Mail.

Zuletzt aktualisiert: 2026-08-21